업무 자료를 AI에 올리기 전, 지울 것과 남길 것.

편리함보다 먼저 확인할 계정

개인적으로 가입한 서비스와 회사가 계약한 서비스는 이용 조건이 다를 수 있습니다. 업무 자료를 처리할 때는 조직이 허용한 계정과 도구인지부터 확인하세요. 같은 서비스 이름이라고 조건까지 같다고 볼 수는 없습니다.

Google의 Gemini 개인정보 안내는 활동 설정과 연결 기능에 따른 데이터 처리를 설명합니다. 실제 사용 전에는 자신의 계정 유형에 해당하는 안내를 읽어야 합니다. 이 글은 개별 회사의 정책을 대신 판단하지 않습니다.

목적에 필요하지 않은 정보 줄이기

회의록의 문장 구조를 정리하는 데 고객의 전화번호는 필요하지 않습니다. 표 형식을 만들 때 실제 계좌번호를 넣을 이유도 없습니다. 무엇을 얻으려는지 정한 뒤 그 목적에 필요하지 않은 내용을 삭제하거나 가상의 값으로 바꾸세요.

이름만 지웠다고 익명 자료가 되는 것은 아닙니다. 회사명, 직책, 희귀한 사건, 날짜가 함께 있으면 대상을 짐작할 수 있습니다. 문맥에 남은 정보도 함께 살펴보세요.

파일을 전달하기 전 점검

겉으로 보이는 본문 외에 메모, 숨긴 시트, 문서 속성, 이미지 안의 글자도 확인합니다. 검토용 복사본을 만들고 원본을 보관하면 편집 중 정보가 사라져도 복구할 수 있습니다.

• 조직에서 사용을 허용한 도구인가
• 이름·연락처·계정·비밀키가 남아 있지 않은가
• 숨긴 행·시트·댓글에 정보가 들어 있지 않은가
• 자료 저장과 삭제 설정을 확인했는가
• 연결 앱이 필요한 범위보다 넓은 권한을 갖지 않았는가

자료를 올릴 수 없을 때의 대안

실제 자료 대신 열 이름과 가상의 두세 행을 제공해 결과 형식을 만들 수 있습니다. 보고서라면 목차만 건네고 빠진 질문을 찾게 할 수도 있습니다. 이 경우 AI가 실제 내용까지 확인한 것처럼 결과를 해석하지 않습니다.

외부 도구에 자료를 전달하지 않는 방법이 조직의 요구에 맞는 경우도 있습니다. 편의를 위해 규칙을 우회하기보다 허용된 범위에서 작업을 나누는 편이 결과를 공유하기에도 안전합니다.